GIRH Nómina

GIRH Nómina es el sistema de liquidación de nóminas líder del mercado, elegido por centenares de empresas de mediano y gran porte para la gestión de los haberes de sus funcionarios. El sistema GIRH cuenta con el módulo GIRH Nómina, encargado del cálculo de haberes, así como un conjunto de módulos complementarios, que permiten llevar a cabo múltiples procesos administrativos vinculados con el proceso central de cálculo. Este es el caso de los módulos de GIRH-Control Horario, GIRH-Licencias, GIRH-Autoconsulta, etc.

Este módulo puede considerarse el núcleo del sistema GIRH, ya que es el encargado de realizar el cálculo de los haberes de los funcionarios de la organización. Las principales funcionalidades del módulo se describen a continuación.

Cálculos de los diversos conceptos liquidables mediante fórmulas definibles por el usuario.

Se pueden definir fórmulas para todos los conceptos. Estas fórmulas permiten acceder a datos de la liquidación que se este procesando o a datos de liquidaciones del histórico. También se pueden utilizar:

Datos de la ficha del funcionario.
Datos fijos (matriz de remuneraciones) del mismo.
Constantes (valores numéricos o porcentajes que se definen en el sistema, como por ejemplo: salario mínimo nacional, franjas de IRPF, etc.).
Variables que son sub-fórmulas.
Datos históricos, pudiendo acceder en un rango de fechas a un valor, una cantidad o importe de un concepto determinado.

El sistema también permite la utilización de condiciones lógicas para determinar el camino a tomar ante el cumplimiento o no de una condición.

Las fórmulas son generales para toda la empresa y las mismas se aplican para cada funcionario dentro de una liquidación determinada, o sea que cada fórmula se evalúa dentro del contexto de un funcionario y una liquidación.

Manejo de múltiples liquidaciones.

El posible definir distintos “tipos de liquidación base”, detallando en cada “tipo” los conceptos salariales que se incluyen. En el momento de crear una nueva liquidación alcanza con indicar el “tipo de liquidación” que corresponda para que el sistema considere los conceptos a liquidar. También es posible agregar nuevos conceptos para una liquidación en particular o eliminar alguno que no se quiera considerar en dicha liquidación.

Se pueden realizar varias liquidaciones en forma simultánea en el correr del mes o incluso en un mismo día.

Modificación total o parcial de una liquidación.

El sistema maneja tres estados de la liquidación: “pendiente” al crearse la liquidación indicándole el tipo de liquidación correspondiente y el grupo de funcionarios a la que aplica. En este estado es que se cargan las “novedades” del mes, es decir los datos variables entre una liquidación y otra como por ejemplo: horas extras, inasistencias, viáticos, etc. El segundo estado de la liquidación es “en proceso”, en este estado la liquidación ya fue procesada, obteniéndose los resultados de los haberes y descuentos correspondientes. En esta etapa es posible emitir reportes, imprimir los recibos de sueldos, emitir el archivo para el banco, entre otras funcionalidades. El tercer estado de la liquidación es “actualizada”, en donde la liquidación es enviada al histórico acumulando toda la información del mes para realizar la emisión del archivo para el BPS, la generación del asiento contable, etc.

Es posible reeditar una liquidación y modificarla en su totalidad o para un grupo de funcionarios, en cualquiera de estas etapas siempre que se cuente con los permisos de seguridad adecuados.

Liquidaciones en distintas monedas.

Se permite el manejo de múltples divisas en las liquidaciones de nómina.

Impresión de recibos y generación del archivo para débito bancario para funcionarios.

Se permite la impresión de recibos de pago, así como la generación electrónica de la información para depósito en bancos.

Manejo de retenciones judiciales.

Se permite la generación de archivo para débito bancario para beneficiarios (retenciones judiciales) y emisión de boleto de pago.

Manejo de Excedidos.

Permite realizar el control de los descuentos que se aplican sobre la liquidación del funcionario. Se puede establecer el mínimo legal a cobrar por el funcionario, y un criterio de categorización de descuentos. En caso de que los descuentos superen la totalidad o el límite establecido a cobrar se le indicará al sistema el tratamiento que deberá darle, al mes siguiente, a cada concepto de descuento.

Manejo de Historia Laboral.

Generación y emisión automática de datos para Historia Laboral en formato de Industria y Comercio, Construcción y Rural.

Generación y emisión automática de datos para Caja Bancaria.

Generación de datos para Caja Bancaria, incluyendo planilla de resumen de contribuciones.

Generación y emisión automática de Planilla de Trabajo

Emisión de asientos contables

Es posible definir diferentes modelos de asientos (asiento de sueldos, provisión aguinaldo, provisión salario vacacional, etc) con distintos criterios de apertura para cada rubro, como por ejemplo: centro de costos, departamentos, sucursales, secciones, funcionarios.

Exportación de datos para enviar los asientos contables a un sistema externo.

El sistema cuenta con formatos ya definidos para exportación de datos a distintos sistemas contables.
En casos específicos donde se requieran nuevas interfases o modificaciones a las existentes, es posible mediante desarrollo a medida no incluída en la versión estándar, generar nuevos formatos ó adaptar los ya existentes a las necesidades del cliente.

Importación de novedades

Es posible importar datos como por ejemplo: horas extras, inasistencias, descuentos de diferentes instituciones desde un archivo ASCII o Excel.

Aumentos autmáticos.

El sistema cuenta con procesos automáticos de aumento de conceptos (salario, valor hora, primas, etc.)

Registros históricos de:

Liquidaciones
Fechas de ingresos y egresos
Departamentos, sucursales y secciones
Centros de Costo
Cargos
Datos fijos del funcionario (salario, retenciones judiciales, préstamos, otros)
Días de trabajo por mes, horas de trabajo por día.
Cuentas Bancarias

Manejo de «Grupo de Empresas».

En la definición de la empresa existe un atributo que permite agrupar distintas empresas en un “grupo” facilitando la obtención de información o el manejo de los datos inter-empresa.

Asistente de copiados automáticos de una empresa a otra.

Existe un asistente de copiado para datos de funcionarios, datos fijos y conceptos de liquidación con sus respectivas fórmulas.

Importación de datos fijos.

El proceso permite realizar la importación de Datos Fijos (descuentos en cuotas, las que se mantienen fijas durante todo el período a descontar salario) Esta se realiza desde un archivo ASCII con un formato específico.

Proceso de egreso automático.

Se crea el renglón de liquidación con un grupo de conceptos asociados que dependerá del tipo de liquidación base asociado. A su vez, los tipos de liquidación base dependerán de la causal de baja asociada.

Reportes predefinidos.

Reportes de liquidación por funcionario.
Reportes totales de la empresa.
Reportes por departamento/sucursal/sección/centro de costos
Reportes por concepto de liquidación.
Reporte por funcionario histórico accediendo a más de una empresa.

Consultas de usuario.

Posibilidad de realizar consultas a través de tablas dinámicas de Excel o consultas directas a la base de datos.

GIRH – CÁLCULO DE HORAS

El objetivo de este módulo es facilitar el cálculo de las horas trabajadas, inasistencias, llegadas tardes, horas extras, de cada funcionario. El proceso consiste en comparar las marcas registradas con el horario asignado al funcionario. Las marcas registradas se pueden importar en forma automática desde un archivo que genere el reloj o se pueden ingresar en forma manual en el sistema.

Para establecer los diferentes criterios de cálculo y funcionamiento de cada empresa, se definen en el sistema los siguientes parámetros:

Tipos de día (laborable, feriado, descanso, licencia, etc.) maneja la empresa, en función de qué se paga diferente por cada tipo de día.
Horario Nocturno
Tipos de marcas posibles del reloj o manuales (entrada, salida transitoria, retorno, salida a cliente, salida por estudio, etc.), y el redondeo de las marcas
Márgenes de Tolerancia
Los Horarios y sus colores asociados , con su margen de tolerancia asociado
Redondeo de las horas simples, extras, incentivo, etc.
Presentismo, en horas o en días
Feriados

Calendarios

Para poder realizar la comparación del horario real trabajado con el teórico de cada funcionario, se debe definir el calendario para cada funcionario en donde se asignan tipos de días y horarios.

La carga de dichos calendarios se puede realizar en forma individual o a través de procesos masivos.

Marcas

Las marcas del funcionario se pueden importar desde un reloj a través del proceso de importación de marcas, o se pueden registrar en forma manual en el módulo de control horario.

Proceso de cálculo de horas

Una vez importadas las marcas se corre el proceso de cálculo de horas, cuyo resultado final es la cantidad de horas y/o días desglosado por concepto: horas comunes, extras, inasistencias, llegadas tarde, horas comunes en día de descanso, entre otras.¡

Generación de novedades

Terminada la etapa de procesamiento de las horas es posible generar las novedades para la liquidación correspondiente.

Reportes

Algunos reportes provistos por el módulo son:

Reporte de Marcas por Funcionario
Reprote de control de Cumplimiento de Horario
Reporte de Descansos no Tomados

GIRH-LICENCIAS

Definición de distintos tipos de licencias

Es posible definir todo tipo de licencias: reglamentaria, por estudio, maternidad, paternidad, por extracción de sangre, fallecimiento de familiar, casamiento, etc.

Manejo de diferentes estados de las licencias.

Se puede identificar en el sistema los estados de licencias que serán utilizados, como por ejemplo: licencia generada (cantidad de días que le corresponden a cada persona, licencia solicitada, autorizada, cancelada o suspendida y goce de licencia.

Generación de Novedades.

Generación automática de novedades de licencias para la liquidación (mensual, Salario vacacional, egreso)

Generación de licencias

El proceso de generación de licencias calcula en forma automática la cantidad de días de licencia que le corresponde a cada funcionario de acuerdo a una serie de parámetros que se establecen (tipo de empleado: mensual o jornalero, cantidad de días mínimo establecido, tabla de días adicionales que genera por años de antigüedad, fecha de ingreso del funcionario, etc), y en el caso de otros tipos de licencias (por estudio, paternal, etc) permite registrar en forma manual la cantidad de días que le corresponden a cada empleado.

Registro de licencias

El registro de licencias se puede realizar a través de una solicitud que puede ser ingresada por el funcionario que la solicita o por cualquier otra persona que tenga los permisos adecuados. También es posible realizar una autorización posterior a dicha solicitud. El saldo de la licencia pendiente puede ser afectado con la solicitud o con la autorización de acuerdo a la parametrización que se realice.

Al momento de indicar el funcionario que solicita la licencia y el tipo de licencia que se solicita (ej: reglamentaria) el sistema propone el saldo de días totales que le restan al funcionario. Si esos días corresponden a varios años, es posible visualizar dicha información en el reporte de “Licencias Pendientes”

Reporte de Licencias pendientes

Este reporte permite visualizar la cantidad de días pendientes de cada funcionario por año y tipo de licencia Para ello es necesario indicar al momento de emitir el reporte que datos son los que se quiere listar a través de los siguientes filtros:

Año Inicial
Año final
Rango de Funcionarios
Rango de Sucursales
Rango de Secciones
Tipo de Licencia
Criterio para ordenar
Opción para mostrar funcionarios con saldo cero

Reporte Movimientos de Licencias

Este es un listado de movimientos realizados para un rango de funcionarios en un rango de fechas determinado. Se pueden llegar a filtrar los diferentes tipos de Movimientos: Generación, Solicitud, Autorización, Cancelación y/o Gozo.

GIRH-AUTOGESTIÓN

Es posible imprimir o visualizar el recibo desde el módulo Web de GIRH. Existe seguridad adicional en esta funcionalidad que permite que cada funcionario pueda acceder a su propio recibo.

GIRH-AUTORIZACIONES

El sistema permite administrar Solicitudes y Autorizaciones en los datos de los Funcionarios, Datos Fijos (ej: Sueldos, Retenciones judiciales, etc.), Novedades (HHEE, Adelantos, Viáticos, Llegadas tarde), Constantes y definición de Grupos y Usuarios (Módulo de Seguridad)

Para ello el sistema cuenta con una serie de pantallas para solicitar cambios, entre las cuales se destacan: “Solicitud de cambios de datos del funcionario”, “Solicitud de cambios de datos fijos” y “Solicitud de cambios de novedades”. El sistema auto numera la solicitud y obtiene la fecha y usuario solicitante del cambio, pidiendo por pantalla los datos a modificar.

Los usuarios habilitados para realizar autorizaciones a dichos cambios, podrán revisar las solicitudes pendientes de aprobación, y confirmar o dejar sin efecto las mismas.

Se detallan a continuación las funcionalidades incluidas en este módulo:

Ingreso de Solicitud de Modificación de Funcionarios (en ciertos campos de su ficha)
Ingreso de Solicitud de Modificación de Datos Fijos
Ingreso de Solicitud de Novedades por Funcionario
Ingreso de Solicitud de Grupo
Ingreso de Solicitud de Usuario
Autorización de Solicitudes
Autorización de Datos de Funcionarios
Autorización de Datos Fijos
Autorización de Novedades
Autorización de Solicitud de Modificación de Constantes
Autorización de Solicitud de Grupos
Autorización de Solicitud de Usuario
Reporte de solicitudes
Tabla de correlación Usuario Solicitante-Usuario Autorizante
Reporte detallado de solicitudes
Proceso de exportación de novedades autorizadas al GIRH
Proceso de anulación de autorización

GIRH-SERVICIOS

Este componente proporciona servicios (en formato de Web-Services) para la interacción con sistemas externos y módulos satélite del propio sistema GIRH. Esta capa intermedia permite que el acceso a los datos de GIRH se realice en forma segura y controlada, ya que ninguno de los sistemas externos que interactúan con GIRH accede en forma directa a las Bases de Datos del sistema.

GIRH-INTERFASES

Este componente centraliza las interfaces con sistemas externos desarrolladas a medida.
El componente interactúa con la capa de servicios, con el componente de seguridad al tiempo que mantiene su propia Base de Datos con la información propia del módulo.