La gestión del cambio en proyectos de implementación de software
La gestión del cambio en un proyecto de implementación de un software son todas las acciones encaminadas a minimizar el impacto negativo de la adopción de un nuevo sistema en la empresa.
El principal problema es que un cambio de software no es simplemente un cambio de sistema informático. El software es el soporte vital de las operaciones y procesos de la empresa moderna e integrado junto con otras aplicaciones han de ser reflejo del modelo de negocio de la empresa. Es a su vez un repositorio de datos interconectados sobre entidades y transacciones. En definitiva un software constituye el sistema nervioso de una empresa a través del cual fluye la información que necesita para realizar sus funciones.
Por si fuera poco cada vez que una empresa se plantea un proceso de cambio de software, lo lógico es aprovechar para hacer un rediseño de los procesos de trabajo en la empresa, eliminando los procesos innecesarios y optimizando todos aquellos que ofrezcan un margen razonable para la mejora. Muchas veces estos cambios vienen acompañados de reestructuraciones a nivel de personal. Esto implica que el trabajo de muchas personas se verá afectado.
En definitiva cuando en una empresa se rumorea que va a haber un cambio de software, el personal se asusta, ya que entiende que van a ocurrir importantes cambios que pueden amenazar su status quo.
La natural resistencia al cambio
Los seres humanos somos por naturaleza resistentes al cambio, especialmente si este no va a conducirnos de manera cierta a una mejora y somos reservados o cautos a la hora de conceder credibilidad a las promesas de mejora.
Todo cambio lleva asociado un componente de incertidumbre, sólo un necio puede estar seguro de conocer el futuro.
Por tanto la primera acción de una Gestión del cambio ha de ir encaminada a reducir esa incertidumbre dando información general sobre proyecto, así como información específica que sirva a cada persona para evaluar cuál será el impacto sobre su situación como individuo. La mejor manera de evitar un “motín” es ofrecer a cada persona herramientas para que pueda pensar en sí mismo. Es imprescindible hacer partícipe al equipo de esta transformación y que vean las ventajas que el proyecto puede aportarles.
La planificación, la mejor herramienta para gestionar el cambio.
El enfoque metodológico más adecuado es aprovechar el conocimiento disponible sobre cambios y conflictividad para trazar una serie de acciones que adaptadas a la casuística particular de cada proyecto permitan controlar la aparición de resistencias y conflictos. El objetivo es incorporar al proyecto al mayor número de profesionales posibles y ayudarles a que este sirva para favorecer su desarrollo profesional.
No podemos olvidar que el mejor software con la mejor adaptación posible a las necesidades de una empresa se convertirá en un absoluto fracaso si no logramos involucrar al equipo de profesionales de la empresa en su uso, adopción y expansión.
