Novedades Datalogic #04/2023
Integración GIA-ERP con planillas de cálculo a otro nivel
Hoy en día la operativa diaria en la gestión de una empresa, exige un dominio importante de planillas de cálculo, donde se realizan operaciones de resumen, clasificación y análisis de datos adaptando la información extraída de los sistemas de gestión a las necesidades específicas de cada negocio.
Con GIA ERP, esta integración puede implementarse a diferentes niveles, y con diferentes grados de sofisticación, dependiendo de cada situación y escenario de uso.
Ya sea que su empresa utilice Microsoft Excel, o Google Sheets, GIA ERP le permitirá interactuar e integrar la información de gestión con las planillas que mejor se adapten a su contexto de uso, permitiéndole liberar todo el potencial para lograr resultados asombrosos.
Los escenarios más frecuentes que cotidianamente podrá resolver con GIA ERP integrado a sus planillas de cálculo se pueden resumir en:
- Exportación estática de información de reportes para ser utilizados en Excel o Sheets.
Todos los reportes de GIA ERP son exportables a Excel o Google Sheets, sin embargo, hemos incorporado a partir de la versión GIA WEB 6.31.00 una nueva funcionalidad de “Exportar como XLS (plano)” que permite exportar los reportes clave en un formato plano, despejado y simplificado para que pueda ser importado en Excel o Sheets para ser utilizado como “tabla filtrable” o como origen de datos de una “tabla dinámica”, sin tener que realizar transformaciones manuales. Esta opción se encuentra disponible en los principales reportes Contables, y estamos trabajando para incorporar esta modalidad de exportación en reportes clave de los módulos de Facturación, Compras e Inventario en el corto plazo, por lo que en las próximas versiones estaremos ampliando el abanico de reportes con esta capacidad.
Para los reportes en los que se encuentra habilitada esta operación, al momento de solicitar “Exportar” el reporte, se presentará (además de los habituales formatos de exportación) una nueva opción “Exportar como XLS (plano)”
La planilla exportada a través de esta opción contará con una hoja (pestaña) de “Parámetros” donde se indicarán los parámetros con los que se extrajo el reporte, y una hoja (pestaña) con los datos del reporte generado. La información en esta hoja se encuentra “aplanada” y lista para ser utilizada como “tabla” o para ser usada como origen de “tabla dinámica”.
- Exportación de datos de Grillas de Mantenimientos
Todas las grillas de mantenimiento de datos (Definiciones) son exportables en archivo XLS, y dicha exportación se realiza sobre los datos que se visualizan en pantalla, es decir que, si aplicamos un filtro, el archivo se generará con los datos resultantes del filtro aplicado.
- Complementos de acceso dinámico a datos desde planillas de cálculo
Los complementos GIA-Complemento para Excel y GIA-Conector para Google Sheets, son pequeñas aplicaciones (add-ons) que se instalan en Excel o Sheets y permiten (previa configuración de la conexión al sistema GIA ERP de su empresa) la utilización de funciones de acceso a datos del sistema. Estas funciones operan como las funciones básicas de Excel o Sheets (por ejemplo =SUM() o =COUNT()) pero tienen la capacidad de acceder a los datos de GIA ERP y obtener la información directamente desde el sistema, en tiempo real y de forma automatizada. Por ejemplo, es posible obtener saldos de rubros a una fecha, saldos de stock, totales de ventas, nombres de productos o clientes, entre otros muchos datos disponibles. Lo interesante de las funciones es que, dado que operan igual a las funciones “básicas” de las planillas, es posible incluir referencias a celdas como parte de sus parámetros, es posible fijar referencias con $, la evaluación de la fórmula se refresca en caso de cambios en los valores referenciados, se pueden copiar, mover y realizar todas las operaciones que habitualmente se realizan con funciones básicas, lo cual permite gran flexibilidad al momento de construir una planilla que deseamos que se actualice dinámicamente.
Tato para Excel (GIA-Complemento) como para Sheets (GIA-Conector) está disponible una biblioteca de más de 45 funciones que permiten el acceso a datos de los módulos Contabilidad, Facturación, Compras, Inventario, Costos y Activo Fijo.
El complemento GIA-Complemento para Excel, se encuentra disponible para Excel 2013 o superior (recomendado Excel 365) en modalidad de Aplicación (no online).
El complemento GIA-Conector para Google Sheets, se encuentra disponible como complemento en Google Workplace Marketplace.
** Tenga en cuenta que el uso de los complementos (en cualquiera de las plataformas) implica el cargo de una tarifa de mantenimiento mensual. Consulte con nuestra área de Ventas para conocer planes y costos.
- Exportación de información de vistas en Excel
La información de las tablas de datos visualizada en Tableros puede ser exportada a Excel de manera directa, así como también los gráficos pueden ser exportados como imágenes, para poder incorporarlos en informes o presentaciones.
- Uso de DL-Complemento para consulta de datos en tiempo real
Con el complemento DL-Complemento (actualmente solo disponible para Excel (no disponible para Google Sheets)) le permite crear consultas en GIA ERP (de la misma forma que se crean para el uso en Tableros) y tomar la información de dichas consultas en Excel.
Para esto basta con crear una consulta en GIA ERP (General > Definiciones > Consultas Predefinidas > Consultas) que visualice la información que desea consultar.
La consulta creada puede incluir parámetros que podrán ser configurados luego en Excel.
Luego de definida la consulta, desde Excel procederá a:
- Instalar el DL-Complemento (que puede descargar desde el propio menú de GIA ERP en General > Utilidades > Configurar DL-Complemento
- Crear la referencia a la consulta con el asistente Complementos > DL-Complemento > Definición de consultas
- Insertar la consulta en una nueva hoja, usando el asistente Complementos > DL-Complemento > Insertar consulta en libro
Como resultado, tendrá disponible la información de la consulta de datos en Excel, incluyendo los campos solicitados, y aplicando las condiciones definidas en la consulta.
La información de la consulta en Excel, podrá actualizarse en cualquier momento para refrescar la misma con los datos del sistema GIA ERP, simplemente con la acción “Actualizar”
En resumen
La integración de GIA ERP con planillas de cálculo le permitirá obtener resultados asombrosamente profesionales y útiles para su negocio, a través del uso de técnicas de integración estáticas y dinámicas, que le permitirán diseñar planillas tan completas y sofisticadas como su operativa lo requiera, y totalmente adaptables a los escenarios y requerimientos específicos.
Nuestro equipo de Consultoría con gusto podrá asesorarlo en la configuración y uso de cada una de las funcionalidades mencionadas, así como en el seguimiento y apoyo en el aprovechamiento de estas potentes herramientas.
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¿Sabías que con GIRH podes configurar notificaciones y recordatorios automáticos?
El sistema GIRH, además de centralizar de forma integral los procesos de gestión, está enfocado en la optimización de tiempos y recursos. Es por eso, que una de las funcionalidades más interesantes en este sentido, es la posibilidad de parametrizar de forma sencilla, alertas automáticas que permitirán notificar una amplia variedad de eventos asociados a la gestión de RRHH de tu organización. Algunos de los ejemplos de estas notificaciones son: vencimiento de carnet de salud, exámenes médicos, libreta de conducir, aviso de ingresos o egresos de personal, cambios de sector, vencimiento de período de prueba, fin de contratos, cumpleaños del mes, mayoría de edad de hijos, solicitudes de personal, comienzo de cursos de capacitación, aniversario de trabajo y cualquier otro evento que en forma específica desees notificar.
Además, podrás establecer antelaciones predefinidas, frecuencia, mensajes, asunto e imágenes adaptadas a tus necesidades, hipervínculos y más.
Podrás disponer de un sistema para recordar estos eventos sin necesidad de contar con planillas para monitorear vencimientos.
¡Nuestro equipo está a disposición para ayudarte a activar estas alertas!
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GIRHS Modificaciones al IRPF
Les compartimos aquí el Webinar: GIRHS Modificaciones al IRPF – Abril
En él, vimos las modificaciones anunciadas en el impuesto a la renta de las personas físicas (IRPF), conversamos sobre los cambios a realizar en GIRH que afectan a la liquidación de sueldos, explicando las particularidades de los mismos. Mostramos casos prácticos y analizamos cómo repercutirá la nueva normativa.
Por último, explicamos cómo incorporar las modificaciones al sistema GIRH.
Si no pudo participar del mismo lo invitamos a verlo, y quedamos a la orden ante cualquier consulta.
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